Come fare una presentazione efficace PowerPoint: regole, suggerimenti e consigli

In ogni ambito professionale le informazioni sono condivise quasi sempre con un documento PowerPoint, sia per presentazioni interne che per presentazioni esterne verso clienti, aziende partner, ecc…
Proprio per questo motivo, saper creare presentazioni efficaci con PowerPoint in grado di comunicare al meglio ogni punto della tua idea, è un’abilità necessaria ed una competenza fondamentale da sviluppare tra le proprie skills.

Le presentazioni PowerPoint sono uno strumento estremamente efficace da utilizzare per raccontare progetti, dati, idee o prodotti, ma dobbiamo lavorare sulla qualità della comunicazione, perché una presentazione sbagliata potrebbe davvero danneggiare la percezione del nostro prodotto o servizio.

Quante volte infatti abbiamo terminato una presentazione e ci siamo chiesti “…chissà se sono stato chiaro?“

Per prima cosa dobbiamo catturare l’attenzione del pubblico sin dall’inizio mantenendola attenta e concentrata. Coinvolgere è la parola chiave! Una presentazione PowerPoint in una riunione di lavoro o durante la discussione di una tesi universitaria avrà sempre gli stessi nemici da affrontare: la noia e la confusione.

Come focalizzare quindi l’attenzione sui punti fondamentali di una presentazione senza annoiare e senza confondere?

Quindi iniziamo passo passo ad analizzare la situazione insieme, e impariamo come ottenere un powerpoint efficace.

Ti interessa un Corso di Presentazioni Efficaci PowerPoint?

Puoi migliorare tutte le tue presentazioni imparando il metodo e le tecniche giuste per la creazione di slide efficaci.
Diventerai anche più veloce nel lavoro e conoscerai tutte le funzioni più potenti di PowerPoint, contattaci!

La creazione di una presentazione PowerPoint efficace

Primo passo: conoscere lo strumento di presentazione. Per realizzare una presentazione efficace e creativa devi conoscere Powerpoint bene, sembra una frase ovvia ma non è così. Powerpoint ha funzioni davvero incredibili che più della metà delle persone che lo utilizzano da anni nemmeno si sognano che esistano… Tu sai come fare morphing in PowerPoint? (Ho scritto una guida passo passo all’utilizzo del morphing in power point a questo link). Sai come zoomare dinamicamente i contenuti delle slide per creare movimenti di camera? Sai disegnare forme vettoriali libere e creare fusioni delle stesse che ti permettono uno slide design professionale e creativo?

Sai come integrare l’intelligenza artificiale ChatGPT e simili con Powerpoint? Sai come automatizzare molte fasi del lavoro?

Queste sono solo alcune domande per invitarti a conoscere a fondo lo strumento, perchè in questo modo, utilizzare anche le funzioni più avanzate di powerpoint, ti permetterà di avere più frecce nel tuo arco, più possibilità e modalità per “raccontare” le informazioni, per presentare i dati magari con infografiche e dashboard coinvolgenti.

A questo proposito ti potrebbe essere utile seguire il nostro corso tecnico di Powerpoint avanzato (su questo abbiamo davvero esperienza se dovesse servirti, avendo organizzato corsi per aziende da oltre 18 anni, contattaci!)

Ricordiamoci che lo stesso discorso vale per altri software alternativi per creare presentazioni come PowerPoint, o Keynote se usi il Mac, Google Slides, oppure Canva (puoi trovare un corso avanzato di Canva per presentazioni a questo link) o Prezi.

Ma torniamo al punto chiave, per essere efficaci nel PPT dovrai anche avere una base di conoscenze di comunicazione visiva che ti permetteranno di aiutare chi ti ascolta a focalizzare l’attenzione sulle informazioni chiave della slide, gestendo al meglio le informazioni e le priorità visive, per evitare di avere slide con muri di testo illeggibili!

Dare una corretta priorità alle informazioni e progettare l’ordine di lettura della slide è fondamentale. Esistono sicuramente dei trucchi e delle tecniche da imparare per sviluppare questa abilità strategica, ma quello che serve è soprattutto un metodo per fare una presentazione efficace.

Non bisogna dimenticarsi inoltre, come dico sempre nei miei corsi di Powerpoint Efficace, che “Powerpoint non è Word!!” Quindi dobbiamo smettere di trattare uno strumento visivo quale Powerpoint come se fosse un normale editor di testi!

Let’s go visual!

Le slide per essere efficaci devono coinvolgere, ispirare, mostrare dati chiave e informazioni necessarie, non essere la ripetizione di quanto si sta dicendo a voce, devono rafforzare le tue parole non ripeterle, poiché se l’utente potrà leggere le slide piuttosto che ascoltarti sarà portato a farlo e la sua attenzione volerà via.

Per capire come fare una presentazione Powerpoint efficace, è fondamentale vedere esempi di presentazioni creative, ci sono tanti esempi di powerpoint che puoi trovare online che possono aiutare a capire come rendere un concetto complesso in maniera semplice. La regola del tagliare le informazioni superflue, riducendo quanto scritto in una slide è estremamente importante, ricorda: “less is more”.

C’è un problema anche di leggibilità delle slide da considerare. Qual è la dimensione giusta dei caratteri in una presentazione? Quante parole vanno inserite in una slide? La dimensione dei font, spesso derivante dalla quantità di testo che abbiamo inserito in una slide, deve essere adeguata al tipo di situazione. Proiettare in una piccola sala riunioni aziendale non è uguale a proiettare le tue presentazioni in una videocall riunione virtuale, dove tutti sono in grado di leggere sempre quello che hai scritto. Inoltre non dimentichiamo che capire come fare una presentazione efficace aiuterà anche il public speaking, consentendoci di apparire ogni volta come dei buoni presentatori.

Seguendo queste indicazioni e imparando a dosare parole e informazioni, oltre che utilizzando gli strumenti in maniera ottimale, si riuscirà a capire come creare una presentazione efficace PowerPoint, creativa, chiara e perfetta per lo scopo.

Scopri il Corso per migliorare l'efficacia delle PRESENTAZIONI POWERPOINT!

Un corso unico dedicato ad Aziende e professionisti, che permetterà di aumentare l’efficacia di slide e presentazioni e velocizzare il lavoro con PowerPoint.

Portate le vostre presentazioni ad un livello più alto!

Richiedi informazioni

Come progettare una presentazione efficace: iniziamo dalla struttura

Prima di cominciare effettivamente a creare una presentazione bisogna avere perfettamente in mente ciò che si intende comunicare e studiare i nostri interlocutori, definire il target di riferimento e progettare strategie per attirare l’attenzione senza essere ripetitivi e annoiare.

Le presentazioni sono lo strumento più utilizzato per fare storytelling aziendale, cioè una pratica che porta un grande beneficio all’azienda e ai servizi presentati, quindi è da una corretta progettazione della narrazione della presentazione che bisogna iniziare.

Per aiutarmi in queste fasi posso anche ricorrere all’intelligenza artificiale nelle presentazioni: ChatGpt e PowerPoint possono integrarsi infatti nel lavoro e aiutarmi a creare presentazioni migliori. Quindi Chatgpt per creare PowerPoint, esportando il codice VBA per esempio oppure usando anche altre tecniche che insegno nel mio corso.

Bisognerà avere chiare le focus words da utilizzare in maniera da preparare per ogni slide un concetto chiave unico, che aiuti la platea a focalizzare l’attenzione. Ricorda, avere molti concetti da esporre è importante, ma il metodo migliore per ottenere una slide efficace non è riempirla di informazioni! Abbiamo tante slide a disposizione per farlo (e sono gratis!)

È bene tenere presente nella preparazione concettuale di una presentazione efficace PowerPoint che le slide non devono essere una ripetizione di ciò che stiamo raccontando. Per ottenere slide efficaci dobbiamo coinvolgere, essere chiari, stuzzicare immagini e favorire collegamenti mentali. Le slide avranno lo scopo di focalizzare le parole chiave e dati necessari per rendere le informazioni chiare e comunicative.

Durante uno speech, noi siamo noi i protagonisti della comunicazione e le slide dovranno servire esclusivamente a rinforzare i nostri messaggi e il nostro Storytelling, a mostrare e comunicare al meglio dati e numeri.

In parallelo a questo, risulta fondamentale riuscire a capire come migliorare il Public Speaking, perché è proprio l’abilità nel parlare in pubblico, insieme alla nostra capacità di creare presentazioni efficaci dal punto di vista grafico, che ci permette di essere efficaci e convincenti al 100 percento.

Come fare una presentazione efficace? Cura del contenuto e storytelling efficace, metodo e esempi.

La cura del contenuto di una presentazione è fondamentale e comprende in sé diverse valutazioni da operare. Per fare degli esempi:

Utilizzare il carattere migliore per la presentazione Powerpoint: una creazione efficace deve avere un font adatto che sia facilmente leggibile anche a distanza e che sia in linea rispetto a cosa si vuole comunicare. Ricordati che “tutto comunica” e anche la scelta del tipo di carattere per una presentazione Powerpoint è importante, i caratteri senza grazie (sans serif) trasmettono più modernità e freschezza, mentre quelli con le grazie (serif) trasmettono più solidità e storicità. Vuoi sapere dove trovare font gratis da scaricare e come istallare nuovi font sul pc? Ti consiglio di andare su Dafont

Lo sfondo del Powerpoint: capiamo come scegliere lo sfondo migliore per una presentazione Powerpoint, bisogna farlo con attenzione poiché dalla sua scelta dipende anche la buona riuscita della presentazione. Molti sfondi con immagini in filigrana, sfumature e contenuti vistosi possono sembrarvi anche creativi, eppure non sono la scelta migliore. Bisogna infatti valutare quale è il pubblico di riferimento e il contesto e poi scegliere lo sfondo migliore per la presentazione che non dovrà andare mai a disturbare la leggibilità dei contenuti.. Con lo sfondo bianco o nero (light mode o dark mode) non sbagliamo mai, ma possiamo anche scegliere altri colori, purché siano colori non saturi, cioè poco carichi di colore per ottenere PowerPoint in ambito di lavoro professionali. La regola importante per realizzare slide efficaci è sempre che il tutto sia sempre funzionale e in linea con quello che si intende comunicare.
Le slide infografiche sono oggi uno strumento di comunicazione davvero potente da integrare all’interno di una presentazione e ti consentiranno di creare slide comunicative per visualizzare meglio dati, grafici e numeri. Come creare infografiche? Possiamo importarle dalla piattaforma Canva o crearle con altri nuovi strumenti online dedicati, oppure costruite a partire dalle SmartArt che Power Point mette a disposizione. Le infografiche possono aiutare di molto a definire visivamente i concetti che si stanno spiegando, ma devono essere progettate al meglio e soprattutto essere ben fatte per non confondere le idee degli ascoltatori. E’ importante ispirarsi guardando molti esempi di slide creative con Powerpoint, che possono aiutare.
Usa i colori con coerenza e strategia. La scelta dei colori migliori per una presentazione PowerPoint è una cosa delicata e strategica, con i colori si comunica, si narra, si rendono interessanti le informazioni creando una gerarchia visiva nella slide. Sappiamo bene inoltre che ogni colore inoltre è associato a emozioni differenti, leggi l’articolo su quali colori utilizzare in una Presentazione Powerpoint nel link precedente.

Gli allineamenti: come allineare automaticamente gli oggetti in Powerpoint? Questa dovrebbe essere una delle prime cose che imparerai, perché allineare gli oggetti, i testi, le forme e le immagini nel layout della slide è fondamentale se non vogliamo creare senso di confusione e bassa qualità.

L’importanza dello Storytelling nelle presentazioni efficaci PowerPoint

Le presentazioni efficaci sono un validissimo strumento di comunicazione e per questo scoprire quali sono le regole per fare storytelling nelle presentazioni PowerPoint è indispensabile per catturare l’attenzione degli ascoltatori e fare in modo che a loro giunga il messaggio..

Lo storytelling nei Ppt è essere importante e strategico perché ogni presentazione è una lotta costante per l’attenzione dell’ascoltatore e per questo continuare a coinvolgerlo in maniera emotiva è la tecnica migliore che può produrre più risultati. Alcuni esempi di storytelling aziendale nelle presentazioni sono lo sparklines, quello del viaggio dell’eroe e la struttura in tre atti che vi permetteranno di presentare in modo narrativo il vostro progetto.

Queste sono solo alcune delle indicazioni per capire come fare presentazioni efficaci, è un mondo vastissimo ed una competenza che necessita di tanto studio e pratica, ti consiglio di appoggiarti ad un metodo consolidato.

Qui troverai una lista di argomenti che ruotano intorno al mondo delle presentazioni, sono tutte tematiche interessanti e conoscerle fa la differenza per aumentare la qualità di ogni presentazione Powerpoint che dovrai realizzare.

Se vuoi saperne di più ti invito a contattarmi se vuoi un training dedicato alla tua Azienda o team di lavoro, oppure iscriverti al prossimo corso di “Presentazioni Efficaci con Powerpoint“.

Alla prossima!