Come fare una presentazione efficace PowerPoint: regole e strategie

In ogni azienda ormai, le informazioni sono scambiate quasi sempre con un documento PowerPoint, sia per presentazioni interne che per presentazioni esterne con clienti, partner, ecc…
Proprio per questo motivo, saper creare presentazioni efficaci con PowerPoint che comunichino al meglio ogni punto della tua idea, è un’abilità necessaria in ogni contesto di lavoro ed è una competenza fondamentale da sviluppare tra le proprie skills. Capire come fare una presentazione efficace aiuterà anche il nostro public speaking, consentendoci di apparire ogni volta come dei buoni presentatori.

Le presentazioni PowerPoint sono uno strumento estremamente efficace da utilizzare per raccontare i progetti, comunicare dati, parlare di un’idea o di un prodotto per vendere e convincere, ma dobbiamo lavorare sulla qualità della comunicazione, perché una presentazione sbagliata potrebbe davvero danneggiare la percezione del nostro prodotto o servizio.

Catturare l’attenzione dell’audience mantenendola attenta e concentrata è il punto di partenza del discorso. Coinvolgimento è la parola chiave! Una presentazione PowerPoint fatta durante le riunioni di lavoro o durante la discussione di una tesi universitaria avrà sempre gli stessi nemici da affrontare… la noia e la confusione.

Come focalizzare quindi l’attenzione sui punti fondamentali di un progetto o un’idea senza annoiare e senza confondere?

Quante volte abbiamo terminato una presentazione e ci siamo chiesti “…sarò stato chiaro?“

Ragioniamo su come fare una presentazione efficace: può essere che tu conosca al meglio la parte tecnica di un software come PowerPoint, o Keynote se usi il Mac, Google Slides, oppure che tu utilizzi strumenti alternativi per fare presentazioni come Canva (puoi trovare un corso avanzato di Canva per presentazioni a questo link) o Prezi.

Ma il punto chiave del discorso non è lo strumento che utilizziamo (si è chiaro… conoscerlo bene ci fornisce più possibilità tecniche) il punto è la qualità della comunicazione, che deve essere efficace, chiara e funzionale a quello che vogliamo trasmettere.

Inoltre, le presentazioni sono lo strumento più utilizzando per fare storytelling aziendale, pratica che porta un grande beneficio all’azienda e ai prodotti/servizi presentati.

La creazione di una presentazione PowerPoint efficace

Per realizzare una presentazione PowerPoint efficace e creativa, devi conoscere Powerpoint per prima cosa, sembra una frase ovvia ma non è così. Powerpoint ha funzioni davvero incredibili che più della metà delle persone che lo utilizzano da anni nemmeno si sognano che esistano… Tu sai come fare morphing in PowerPoint? Come zoomare dinamicamente nelle slide per creare movimenti di camera? Sai disegnare forme vettoriali libere e creare fusioni booleane delle stesse?

Sai come integrare l’intelligenza artificiale ChatGPT e simili con Powerpoint? Sai come automatizzare molte fasi del lavoro?

Queste sono solo alcune domande per istigare a conoscere a fondo lo strumento, perchè in questo modo, utilizzando anche le sue funzioni più avanzate, ti permetterà di avere più frecce nel tuo arco, più possibilità e modalità per “raccontare” le informazioni, per presentare i dati magari con infografiche e dashboard coinvolgenti. Per questo potresti aver bisogno di un corso tecnico di Powerpoint avanzato (su questo abbiamo davvero esperienza se dovesse servirti, avendo organizzato corsi per aziende da oltre 15 anni, contattaci!)

Ma torniamo al punto chiave, per essere efficaci nel PPT dovrai anche avere una base di conoscenze di comunicazione visiva che ti permetteranno di guidare chi ti ascolta a focalizzare l’attenzione sulle informazioni chiave e sui messaggi che vuoi passare, gestendo al meglio le informazioni e le priorità visive, per evitare di avere slide con muri di testo illeggibili!  Dare una corretta priorità alle informazioni e progettare a monte l’ordine di lettura della slide è fondamentale. Esistono sicuramente dei trucchi e delle tecniche da imparare per sviluppare questa abilità strategica, ma quello che serve è soprattutto un metodo per fare una presentazione efficace.

Non bisogna dimenticarsi inoltre, come dico sempre nei miei corsi di Powerpoint Efficace, che “Powerpoint non è Word!!” Quindi dobbiamo smettere di trattare uno strumento visivo quale Powerpoint come se fosse un normale editor di testi!

Let’s go visual!  (Se sei interessato all’argomento di consiglio davvero di seguire uno dei miei corsi sul tema delle presentazioni efficaci, vai alla pagina contatti del sito)

Seguire la regola del Less is More

Prima di cominciare effettivamente a creare una presentazione bisogna avere perfettamente in mente ciò che si intende comunicare e studiare i nostri interlocutori, bisognerà progettare strategie per attirare l’attenzione senza essere ripetitivi e annoiare l’audience. Bisognerà avere chiare le focus words da utilizzare in maniera da preparare per ogni slide un concetto chiave unico, che aiuti la platea a focalizzare l’attenzione. Ricorda, avere molti concetti da esporre è importante, ma il metodo migliore per ottenere una slide efficace non è riempirla di informazioni! Abbiamo tante slide a disposizione per farlo (e sono gratis!)

È bene tenere presente nella preparazione concettuale di una presentazione efficace PowerPoint che le slide non devono essere una ripetizione di ciò che stiamo raccontando. Per diventare slide efficaci, i nostri visual devono coinvolgere, essere chiari, stuzzicare immagini e favorire collegamenti mentali. Avranno lo scopo di focalizzare le parole chiave e dati minimi necessari per rendere la slide vincente e funzionante.

Durante uno speech, noi siamo noi i protagonisti della comunicazione, e le slide dovranno servire esclusivamente a rinforzare i nostri concetti, il nostro Storytelling a mostrare e comunicare al meglio dati e numeri, non ripetere le nostre parole o prendere il nostro posto di protagonisti.

In parallelo a questo, risulta fondamentale riuscire a capire come migliorare il Public Speaking, perché è proprio l’abilità nel parlare in pubblico, insieme alla nostra capacità di creare presentazioni efficaci dal punto di vista grafico, che costituiscono il 100 percento della nostra comunicazione.

Le slide per essere efficaci devono coinvolgere, ispirare, mostrare dati chiave e informazioni necessarie, non essere la ripetizione di quanto si sta dicendo a voce, devono rafforzare le tue parole non ripeterle, poiché se l’utente potrà leggere le slide piuttosto che ascoltarti sarà portato a farlo e la sua attenzione volerà via.

Per capire come fare una presentazione Powerpoint efficace, può aiutarti vedere degli esempi di presentazioni creative, ci sono tanti esempi di presentazioni pdf che puoi trovare online per capire come rendere un concetto complesso in maniera semplice. La regola del tagliare le informazioni superflue, riducendo quanto scritto in una slide è estremamente importante, ricorda: “less is more”.

C’è un problema anche di leggibilità delle slide da considerare. Qual è la dimensione giusta dei caratteri in una presentazione? Quante parole vanno inserite in una slide? La dimensione dei font, spesso derivante dalla quantità di testo che abbiamo inserito in una slide, deve essere adeguata al tipo di situazione. Proiettare in una piccola sala riunioni aziendale non è uguale a proiettare le tue presentazioni in un meeting conferenza in un’aula immensa, dove fino all’ultima fila dovranno essere in grado di leggere quello che hai scritto.

Seguendo queste indicazioni e imparando a dosare parole e informazioni, oltre che utilizzando gli strumenti in maniera ottimale, si riuscirà a capire come creare una presentazione efficace PowerPoint, creativa, chiara e perfetta per lo scopo.

Come fare una presentazione efficace? Cura del contenuto e storytelling efficace, metodo e esempi.

La cura del contenuto di una presentazione è fondamentale e comprende in sé diverse valutazioni da operare. Per fare degli esempi:

• Utilizzare il carattere migliore per la presentazione Powerpoint: una creazione efficace deve avere un font adatto che sia facilmente leggibile anche a distanza e che sia in linea rispetto a cosa si vuole comunicare. Ricordati che “tutto comunica” e anche la scelta del tipo di carattere per una presentazione Powerpoint è importante, i caratteri senza grazie (sans serif) trasmettono più modernità e freschezza, mentre quelli con le grazie (serif) trasmettono più solidità e storicità. Vuoi sapere dove trovare font gratis da scaricare e come istallare nuovi font sul pc? Ti consiglio di andare su Dafont
• Lo sfondo del Powerpoint: si può scegliere come personalizzare e come scegliere lo sfondo migliore per una presentazione Powerpoint, ed è consigliabile farlo poiché dalla sua scelta dipende anche la buona riuscita della presentazione. Ma non esagerare! Molti sfondi con immagini in filigrana, sfumature e contenuti vistosi possono sembrarvi anche belli, eppure non sono la scelta migliore.
  Bisogna infatti valutare quale è il pubblico di riferimento e il contesto e poi scegliere uno sfondo adatto per quella specifica presentazione. Un’ambiente informale magari potrà richiedere uno sfondo più luminoso, con qualche grafica mentre uno sfondo più sobrio risulterà elegantemente funzionale durante una presentazione PowerPoint di lavoro. La regola importante per realizzare slide efficaci è sempre che il tutto sia sempre funzionale e in linea con quello che si intende comunicare.
  Ricorda inoltre che lo sfondo è “sfondo” e come tale non può andare a sovrapporsi per importanza visiva ai contenuti.
• Le slide infografiche sono oggi uno strumento di comunicazione davvero potente da integrare all’interno di una presentazione e ti consentiranno di creare slide comunicative per visualizzare meglio dati, grafici e numeri. Come creare infografiche? Possiamo importarle dalla piattaforma Canva o crearle con altri nuovi strumenti online dedicati, oppure costruite a partire dalle SmartArt che Power Point mette a disposizione. Le infografiche possono aiutare di molto a definire visivamente i concetti che si stanno spiegando, ma devono essere progettate al meglio e soprattutto essere ben fatte per non confondere le idee degli ascoltatori. E’ importante ispirarsi guardando molti esempi di slide creative con Powerpoint, che possono aiutare.
• Usa i colori con coerenza e strategia. La scelta dei colori migliori per una presentazione PowerPoint è una cosa delicata e strategica, con i colori si comunica, si narra, si rendono interessanti le informazioni creando una gerarchia visiva nella slide. Sappiamo bene inoltre che ogni colore inoltre è associato a emozioni differenti, leggi l’articolo su quali colori utilizzare in una Presentazione Powerpoint nel link precedente.
• Gli allineamenti: come allineare automaticamente gli oggetti in Powerpoint? Questa dovrebbe essere una delle prime cose che imparerai, perché allineare gli oggetti, i testi, le forme e le immagini nel layout della slide è fondamentale se non vogliamo creare senso di confusione e bassa qualità.

L’importanza dello Storytelling nelle presentazioni efficaci PowerPoint

Le presentazioni efficaci sono un validissimo strumento di comunicazione e per questo scoprire quali sono le regole per fare storytelling nelle presentazioni PowerPoint è indispensabile per catturare l’attenzione degli ascoltatori e fare in modo che a loro giunga il messaggio..

Lo storytelling nei Ppt è essere importante e strategico perché ogni presentazione è una lotta costante per l’attenzione dell’ascoltatore e per questo continuare a coinvolgerlo in maniera emotiva è la tecnica migliore che può produrre più risultati. Alcuni esempi di storytelling aziendale nelle presentazioni sono lo sparklines, quello del viaggio dell’eroe e la struttura in tre atti che vi permetteranno di presentare in modo narrativo il vostro progetto.

Queste sono solo alcune delle indicazioni per capire come fare presentazioni efficaci, è un mondo vastissimo ed una competenza che necessita di tanto studio e pratica, ti consiglio di appoggiarti ad un metodo consolidato.

Qui troverai una lista di argomenti che ruotano intorno al mondo delle presentazioni, sono tutte tematiche interessanti e conoscerle fa la differenza per aumentare la qualità di ogni presentazione Powerpoint che dovrai realizzare.

Se vuoi saperne di più ti invito a contattarmi se vuoi un training dedicato alla tua Azienda o team di lavoro, oppure iscriverti al prossimo corso di “Presentazioni Efficaci con Powerpoint“.

Alla prossima!